Рамблер: статистика.

Основные методы планирования времени

ПРИНЦИП ПАРЕТО (СООТНОШЕНИЕ 80:20)

В общем виде Принцип Парето утверждает, что в пределах данной группы или ряда некоторая малая часть является более важной, чем ее относительный вес в этой группе. Этот принцип сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848-1923) получил свое подтверждение в различных сферах деятельности.

20 % клиентов (товаров) приносят 80 % оборота или прибыли
80 % клиентов (товаров) приносят 20 % оборота или прибыли
20 % ошибок вызывают 80 % потерь
80 % ошибок вызывают 20 % потeрь

Проекция этого правила на работу менеджера выглядит следующим образом: в процессе работы 80 % результата достигается за 20 % рабочего времени. Остальные 80 % потраченного времени дают только 20 % от всего результата.

Следующая таблица описывает этот «железный принцип» в управлении временем.

Принцип времени Парето (соотношение80:20)

ВкладОтдача
80 % потраченного времени (многочисленные второстепенные проблемы) = 20 % конечного результата
20 % потраченного времени (несколько жизненно важных проблем) = 80 % конечного результата

В отношении ежедневной работы это значит, что не следует начинать с выполнения приятных, легких, небольших дел, требующий минимального вложения сил. Необходимо рассматривать задачу относительно ее важности
Сначала – те немногие жизненно важные проблемы, и потом – остальные многочисленные второстепенные задачи.

Последовательное применение принципа Парето становится реальным, если анализировать все задачи согласно их доли вклада в конечный результат и располагать их по АВС категориям.

АВС планирование:

ABC анализ исходит из опыта, который показывает, что процентное соотношение более важных и менее важных дел всегда примерно одно и то же. Используя буквы A,B,C все задачи распределяются по трем классам согласно их важности по отношению к достижению профессиональных и персональных целей. Многие менеджеры уже используют этот принцип и занимаются сначала наиболее важными задачами.
Используйте анализ ABC дополнить ваш опыт систематическим планированием и развитием ваших рабочих техник.
Планируйте время согласно важности задач, а не их относительного веса в плане требуемой активности.
ABC анализ основывается на следующих трех правилах, исходящих из опыта:
  • Наиболее важные задачи (категория А) составляют около 15 % от всех задач, которыми занимается менеджер. Однако, это важные задачи (по вкладу в достижение цели – около  65 %).
  • Важные задачи (категория B) в среднем составляют 20 % от общего числа задач и 20 % важность работы менеджера.
  • Менее важные задачи (категория C) составляют 65 % от общего количества задач, но имеют меньший относительный вес - около 15% от общей «ценности» результата.

Согласно  ABC-анализу рекомендуется сначала заниматься делами группы А (наиболее важными и приносящими наибольшую часть результата). Следующие на очереди – задачи группы В, так же привносящие значительный вклад в достижение общей цели. В то же время большое количество задач приносит малую часть результата. Подумайте, что делать с ними.

Принцип Эйзенхауэра:

Вместо того, чтобы заниматься действительно важным делом мы часто тратим время и энергию на срочные, но менее важные задачи.
Спросите себя:

  • Есть ли у меня привычка бросаться с одной срочной задачи на другую?
  • Не остаются ли из-за этого некоторые важные задачи недоделанными?

Американский генерал Д.Эйзенхауэр предложил простое дополнительное измерение для быстрого принятия решений. Согласно его принципу, приоритеты устанавливаются по критериям срочности и важности.

Все дела, которые нам приходится делать можно разделить на четыре категории:

  1. Срочные и важные задачи. Очевидно, что ими нужно заниматься в первую очередь.
  2. Срочные, но не важные задачи. Проблема в том, что из-за того, что эти задачи являются срочными, мы стараемся решить их как если бы они были очень важными, используя все свои силы и внимание. Если что-то не так уж важно, это надо выполнять очень быстро или, возможно, делегировать кому-нибудь.
  3. Не срочные, но важные задачи. Из-за того, что это не очень срочно, эти дела часто откладываются в сторону до поры, до времени, так как в этот моменты вы заняты другими задачами, более срочными, но возможно менее важными. Опасность в том, что неожиданно и это дело становится очень срочным. Так как это – важная задача, ее нужно выполнить тщательно и не спеша, но времени уже в обрез.Это идеальная задача для делегирования. Когда вы даете важные задачи, это помогает мотивировать и развивать персонал.
  4. Не срочные и не важные задачи. Очень часто дела из этой категории занимают ваш стол, который становится перегружен бумагами. Многие из тех, кто жалуется на нехватку времени, проводят много времени, занимаясь именно такими делами. Если вам действительно надо их сделать, тратьте на них как можно меньше времени.

Возврат к списку советов | В верх

articleСамодостаточность или установка на одиночество?

Что такое самодостаточность? Это когда человеку хорошо самому с собой, внутри него гармония. Но это не значит, что ему больше ни кто не нужен. Он готов делиться своими ресурсами с другими. К таким людям тянутся, с ними приятно общаться.

Читать статью →

articleЗеркало души

Склонив голову набок и скосив глаза, Трясогузкин прочитал заманчивый слоган: «Удовлетворяем потребности. Все!» Отлепив листовку, Евгений узнал, что агентство «Новый Гименей», используя инновационные методы диагностики, делает счастливыми миллионы людей, помогая им …

Читать статью →