Опубликовано: Журнал "Женские страсти"
Все публикации охраняются законом об авторских правах. Авторские права на публикации принадлежат авторам и изданиям, в которых опубликованы данные статьи. Полное или частичное использование материалов возможно только с разрешения авторов.Ссылка на автора и источник обязательна.
• • • • •
|
Постоянный цейтнот стал практически нормой жизни для работающего человека. С одной стороны, профессиональная реализованность дает уверенность в себе, жажду жизни, позволяет человеку чувствовать себя незаурядной личностью. С другой стороны, «трудоголизм» ведет к ущербности остальных сфер жизни, прежде всего - личной, ведет к стрессам и перенапряжению. Для многих деловых людей «не иметь времени» стало не столько необходимостью, сколько символом статуса. Если у меня нет свободного времени, значит, я востребован, во мне нуждаются. Но времени не хватает не только на личную жизнь, но и на решение профессиональных задач.
Так ли это? Если разобраться, проблема состоит не столько в загруженности работой, сколько в недостаточно эффективном планировании времени, неумении расставить приоритеты, перепоручить второстепенные дела подчиненным, сознательно управлять своей профессиональной деятельностью.
Часто человек сам создает вокруг себя постоянный цейтнот только потому, что именно так он чувствует себя важным.
Руководитель, к которому постоянно обращаются сотрудники по любому вопросу, возможно и чувствует себя незаменимым, но назвать эффективным такое руководство вряд ли возможно. Более того, задача руководителя не решать проблемы подчиненных, а организовывать их работу. Если он все делает сам, зачем в таком случае ему нужны сотрудники?
Давайте рассмотрим причины, которые и ведут к постоянным цейтнотам.
Причина 1. У вас слишком много работы
Вы много и оперативно работаете, крутитесь как белка в колесе, а по срокам все равно не успеваете. Новые задачи появляются еще раньше, чем успевают закончиться старые. Не слишком ли велик объем работы?
Обычно при приеме на работу каждый сотрудник знакомится с должностной инструкцией, в которой описан круг его обязанностей. Если их список увеличивается, можно говорить либо об интенсивном росте объема работ вашего отдела, либо о неправильной постановке задач среди сотрудников. Еще одной из причин такого положения вещей может быть дублирование каких-либо функций. В этом случае лучше всего поговорить с шефом. Если нет должностной инструкции, на которую можно опереться в беседе, нужно подобрать веские аргументы в свою пользу. Здесь два пути: либо с вас снимают часть полномочий, либо вы просите себе помощников. А от дублирующих функций можно просто отказаться.
Причина 2. Вы не умеете расставлять приоритеты
Иногда у нас возникает соблазн сделать все сразу. А если мы чего-то не успели, то мысль об этом может привести к психическому срыву и стрессу. Единственный способ справиться с лавиной дел – это четко и однозначно устанавливать приоритеты с учетом наиболее важных для нас целей.
Составьте перечень целей и задач. Отметьте их сравнительную важность и срочность. Все дела распределите по степени важности и срочности с учетом приоритетов.
Дела категории А - срочные и важные. Ими нужно заниматься в первую очередь.
Задачи категории В - не важные, но срочные - надо выполнять очень быстро или делегировать подчиненным.
Категория С - не срочные, но важные задачи. Из-за того, что это не очень срочно, такие дела часто откладываются в сторону. Это идеальная задача для делегирования. Когда вы даете важные задачи другим работникам, это помогает мотивировать и развивать персонал.
Категория Д - не срочные и не важные задачи. Многие из тех, кто жалуется на нехватку времени, проводят много часов, занимаясь именно такими делами. Если вам действительно надо их сделать, выделите на них как можно меньше времени. А еще лучше вообще избавиться от них, делегировав подчиненным.
При определении наиболее важных дел, помните известный принцип Парето: в процессе работы 80 % результата достигается за 20 % рабочего времени. Остальные 80 % потраченного времени дают только 20 % от всего результата.
Причина 3. Вы не научились делегировать полномочия
Всем хорошо известно, что деловой человек, ценящий свое время, не должен делать все сам. Однако существует масса руководителей, которые часто неосознанно «подгребают» всю работу под себя. Тем не менее, делегирование полномочий влечет за собой значительную экономию времени. Подумайте, какую работу вы должны выполнить лично, а какую перепоручить. Главное, чтобы уровень знаний подчиненных соответствовал сложности задания. И не забывайте контролировать исполнение поручений.
Причина 4. У вас нет четкого плана
Правильно составленный план - половина успеха. Определите: чего, когда и в каких масштабах вы хотите достичь. Ведь правильная цель – важная часть планирования. Относительно цели и расставляйте очередность выполнения задач. Составляя план, очень важно ставить конкретные задачи, выполнение которых можно измерить, а также конкретные сроки исполнения. Например: прочитать 10 страниц отчета с 17.00 до 18.00. Существует любопытная закономерность: любую работу выполняют ровно столько времени, сколько имеется в распоряжении. Ограничивая время, мы нередко без потери качества сокращаем затраты на выполнение работы.
Причина 5. Вы не умеете говорить «нет»
Если помимо своей работы вы постоянно выполняете чьи-то просьбы, «срочные задания» (которые могут подождать еще лет десять), или просто не можете отказать людям в помощи (что-то передать, обсудить и т.д.), в этом случае действует простое правило: помогать кому-то, когда все свои дела уже сделаны. В остальных случаях нужно учиться либо отказывать, либо переносить просьбы во времени.
Схема вежливого отказа такова:
1. Ответ должен быть кратким, без пространных объяснений. Не извиняйтесь слишком усердно: «мне ужасно жаль, но…»; «вы не будете против, если»… Просто скажите: «нет, я не могу».
2. Объясните причину отказа, но не придумывайте оправданий. Честно признайтесь в ограниченных возможностях: «я не успею», «нет, это будет трудно/невозможно…». Это наиболее приемлемая форма отказа на работе.
3. Просите разъяснений или больше информации, например: «какие детали должны быть включены в отчет?», «он нужен в пятницу до или после обеда?».
4. Попросите больше времени на принятие решения о просьбе, если хотите проверить свою загруженность.
5. Учитывайте реакцию людей на невербальное поведение. Если вы определенно отказываете в просьбе, то говорите медленнее, с расстановкой и теплотой в голосе, иначе ваш отказ может прозвучать резко и недружелюбно.
Причина 7. Вы стараетесь сделать все сразу
Бывает так, что предстоящий огромный объем работы пугает нас до такой степени, что мы постоянно откладываем выполнение, тянем время. Это происходит по причине отдаленности результата. Поэтому большие дела всегда нужно делить на более мелкие части. Успешное достижение первой промежуточной цели будет дополнительно мотивировать вас к выполнению остальных задач.
Представьте себе, что ваша задача – это слон, очень большой и неподъемный. А вы хотите его съесть. Очевидно, что съесть его за один присест не удастся. Поэтому разрежьте его на части, каждую из которых можно будет съесть за раз. Можно пригласить на трапезу гостей, каждому дать кусочек. Так же можно поступить и с делами. Разделите задачу на такое количество подзадач, которые сможете решать по отдельности. Размер задачи уменьшится и ее решение упростится. Кроме того, часть подзадач вы сможете делегировать соисполнителям.
Причина 8. Вы попадаете в «ловушки времени»
В процессе работы мы часто замечаем, что переключились и занимаемся чем угодно, но только не основным делом. Как это происходит?
«Ловушки времени» - это такие ситуации, когда вы выполняете либо второстепенную работу, либо задачу, неправильно сформулированную вами или вашим руководством. Это могут быть:
Постановка недостижимой цели
Постановка ложной цели Неправильная постановка правильной цели Неправильное планирование Неэффективное делегирование полномочий Кризисные ситуации «Поглотители времени» - процессы неэффективного использования времени, в которых вы принимаете активное или пассивное. Это:
Решение второстепенных задач
Участие в многочисленных совещаниях Излишняя коммуникабельность Желание знать все Медленное включение в работу Болтовня Эффект откладывания Спешка Телевизор, Интернет Мелочное или недостаточное контролирование подчиненных. В конце каждого рабочего дня проверяйте, на что были потрачено время, что являлось помехами или поглотителями времени, как можно от них избавиться, удалось ли достичь результатов, реальны ли были поставленные сроки.
Причина 9. Пустота и одиночество
Зачастую дисбаланс в жизни напрямую связан с внутренними факторами. Часто за «трудоголизмом» прячутся совсем другие, личные проблемы. В этом случае, когда человек решает заняться своей личной жизнью, он неожиданно понимает, что не способен на это. Он так привык посвящать все свое время работе, что не умеет иначе. Наступает чувство тревоги, скуки. Так называемый «синдром выходных».
Когда наша личная жизнь пуста, мы пытаемся найти прибежище в своей профессиональной деятельности. И обманываем себя тем, что просто нет времени на личную жизнь. Но удовлетворение, которое можно получить от работы, не может заменить чувство удовлетворенности, которое дает жизнь в целом.
Один философ сказал: время это место, где может состояться или не состояться наша жизнь. Поэтому, если мы хотим жить полноценной жизнью, нужно научиться эффективно использовать самый ценный из ресурсов, которыми располагает человек.
|